Algemene Voorwaarden
Ingangsdatum: 1 november 2024
Deze Algemene Voorwaarden ("AV") regelen de diensten geleverd door R.AI BV via haar vertegenwoordiger, Raphaël Weuts. Door gebruik te maken van onze diensten, gaat u akkoord met deze voorwaarden.
1. Gebruik van de Chat
De chatbot beschikbaar op de website is experimenteel en wordt uitsluitend verstrekt voor algemene informatiedoeleinden.
Gebruikers mogen geen schadelijke, illegale of ongepaste inhoud indienen.
De chatbot mag niet worden vertrouwd voor professionele of kritieke adviezen.
R.AI BV wijst alle aansprakelijkheid af die voortvloeit uit het gebruik van de chatbot.
Gebruikers moeten zowel hun eigen privacy als die van anderen respecteren bij het gebruik van de chatbot.
2. Diensten
R.AI BV biedt diensten aan op het gebied van AI Governance, waaronder:
Lezingen, workshops en seminars over AI-regulering en governance.
AI-co-creatieprojecten voor proof-of-concept ontwikkeling.
Adviesdiensten in AI-architectuur en governance.
Specifieke leveringen en voorwaarden worden schriftelijk overeengekomen voorafgaand aan de start van elke opdracht.
3. Prijzen en Betaling
Basisuurloon: €140 per uur (exclusief btw).
Extra Kosten: Kosten zoals transport, drukwerk, administratie en accommodatie worden apart gefactureerd.
Valuta: Tenzij anders vermeld, moeten alle betalingen worden gedaan in EUR.
Facturen: Betaling dient te gebeuren binnen 14 dagen na de factuurdatum.
4. Gegevensverzameling en Verwerking
R.AI BV verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de AVG.
Rechtsgrondslag: AVG Artikel 6(1)(b): Verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een contract of om op verzoek van de betrokkene stappen te ondernemen voorafgaand aan het sluiten van een contract.
Persoonsgegevens verzameld via de website of e-mailaanvragen worden uitsluitend gebruikt voor het beoogde doel.
Raadpleeg het Privacybeleid voor meer details.
5. Commerciële Communicatie
Promoties, kortingen en evenementen worden duidelijk geïdentificeerd. De deelnamevoorwaarden worden apart verstrekt voor elke promotie.
6. Intellectuele Eigendom
Alle materialen die tijdens de diensten worden verstrekt, waaronder presentaties, workshopmaterialen en rapporten, blijven het intellectuele eigendom van R.AI BV, tenzij anders schriftelijk overeengekomen. Klanten mogen deze materialen niet reproduceren, distribueren of gebruiken buiten het overeengekomen doel.
7. Identificatie en Communicatie
Dienstverlener: R.AI BV
BTW-nummer: BE0805853135
RPR ANTWERPEN, afd. TURHNHOUT
Adres: Meerlaarstraat 69 bus 102, 2430 Laakdal, België
Contact E-mail: raphael@aigovernance.be
Beschikbare Talen: Nederlands (NL); Engelse vertalingen op verzoek beschikbaar.
Voor vragen of opmerkingen over deze AV, kunt u contact opnemen via bovenstaande e-mail of adres.
8. Betalingen en Facturatie
Communicatie over facturen en eventuele aanmaningen zal plaatsvinden via het door de klant opgegeven e-mailadres dat op de offerte of factuur vermeld staat.
Indien het te betalen bedrag gebaseerd is op het aantal gewerkte uren, kan de klant bij ontvangst van de factuur een overzicht van de gewerkte uren per week opvragen.
Door de klant verzochte communicatie wordt opgenomen in de gefactureerde uren, met uitzondering van de tijd besteed aan het verstrekken van het hierboven genoemde overzicht.
Indien de factuur voor de bestelling meer dan drie kalenderdagen te laat wordt betaald, worden administratieve kosten in rekening gebracht voor herinneringen. Deze kosten bedragen 8% van het oorspronkelijke factuurtotaal inclusief btw, per maandelijkse herinnering, met een minimum van €12.
Indien deze administratieve kosten niet volledig worden betaald, blijven maandelijkse herinneringen extra administratieve kosten opleveren.
Administratieve kosten moeten binnen 14 kalenderdagen worden betaald.
Voor diensten geleverd buiten België wordt de btw verlegd volgens artikel 44 van Richtlijn 2006/112/EG en artikel 196 van Richtlijn 2006/112/EG.
9. Aansprakelijkheid
R.AI BV is niet aansprakelijk voor:
Fouten die voortvloeien uit oneigenlijk gebruik van de chatbot, diensten of materialen.
Indirecte, incidentele of gevolgschade die voortvloeit uit het gebruik van diensten.
De aansprakelijkheid is beperkt tot het bedrag dat is gefactureerd voor de specifieke opdracht. Klanten zijn verantwoordelijk voor naleving van eventuele wettelijke of reglementaire vereisten voortvloeiend uit de implementatie van adviezen of resultaten.
10. Toepasselijk Recht en Geschillenbeslechting
Toepasselijk Recht: Deze AV vallen onder Belgisch recht.
Alternatieve Geschillenbeslechting (ADR): In geval van geschillen komen partijen overeen eerst te streven naar een minnelijke schikking. Indien onopgelost, kunnen geschillen worden voorgelegd aan het Belgisch Centrum voor Arbitrage en Mediatie (CEPANI) voor mediatie of arbitrage. Juridische procedures kunnen alleen worden gestart indien ADR het geschil niet oplost.
11. Wijzigingen in de Voorwaarden
R.AI BV behoudt zich het recht voor om deze AV bij te werken. Updates worden geplaatst op de website en worden onmiddellijk van kracht, tenzij anders vermeld. Klanten worden op de hoogte gebracht van belangrijke wijzigingen die lopende overeenkomsten beïnvloeden.
Privacyverklaring
R.AI BV (hierna “R.AI”, “wij” of “ons”) hecht veel waarde aan de bescherming van uw privacy en gaat zorgvuldig om met uw persoonsgegevens (hierna “uw gegevens”). In deze privacyverklaring (“Privacyverklaring”) leggen wij uit hoe wij uw gegevens verwerken, waarom wij dit doen, en welke rechten u heeft.
Indien u na het lezen van deze Privacyverklaring vragen heeft, kunt u ons altijd contacteren.
1. Wie zijn wij?
R.AI BV is verantwoordelijk voor de verwerking van uw gegevens. Dit betekent dat wij het doel en de middelen voor de verwerking bepalen.
Contactgegevens:
Adres: Meerlaarstraat 69 bus 102, 2430 Laakdal, België
E-mail: raphael@aigovernance.be
2. Welke gegevens verzamelen wij?
Wij kunnen verschillende soorten persoonsgegevens verwerken afhankelijk van uw relatie met R.AI. Hieronder volgt een overzicht van mogelijke gegevens:
Bezoekers van onze website
Elektronische identificatiegegevens, zoals IP-adres en browsertype.
Gegevens over uw gebruik van de website, zoals bezochte pagina’s en navigatiegedrag.
(Potentiële) klanten en zakenpartners
Identificatie- en contactgegevens, zoals naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer en functie.
Communicatiegeschiedenis, zoals e-mails en berichten via onze contactformulieren.
Financieel-administratieve gegevens, zoals factuurgegevens en betalingsinformatie.
3. Waarom verzamelen wij uw gegevens?
Wij verwerken uw gegevens uitsluitend voor legitieme doeleinden, waaronder:
Uitvoering van een overeenkomst: Bijvoorbeeld om onze diensten te leveren, uw vragen te beantwoorden en facturen te verwerken.
Wettelijke verplichtingen: Zoals het naleven van belasting- en boekhoudvoorschriften.
Gerechtvaardigde belangen: Zoals het verbeteren van onze dienstverlening en het versturen van relevante informatie aan klanten.
Toestemming: Voor specifieke acties, zoals het versturen van nieuwsbrieven, waarvoor u zich kunt aanmelden.
4. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
Wij bewaren uw gegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze verzameld zijn. Specifieke wettelijke bewaartermijnen worden altijd nageleefd.
5. Met wie delen wij uw gegevens?
Uw gegevens worden uitsluitend gedeeld:
Binnen R.AI BV: Alleen met medewerkers die toegang nodig hebben.
Met verwerkers: Zoals IT-dienstverleners die in onze opdracht werken. Deze partijen zijn contractueel verplicht om uw gegevens te beschermen.
Met derden: Indien wettelijk vereist of noodzakelijk voor de uitvoering van onze diensten.
6. Hoe beschermen wij uw gegevens?
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beveiligen tegen verlies, diefstal en ongeoorloofde toegang. Voorbeelden hiervan zijn encryptie, toegangscontrole en beveiligde opslag.
7. Wat zijn uw rechten?
U heeft de volgende rechten met betrekking tot uw gegevens:
Recht op inzage: U kunt opvragen welke gegevens wij van u verwerken.
Recht op correctie: U kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten aanpassen.
Recht op verwijdering: U kunt verzoeken om uw gegevens te laten verwijderen.
Recht op beperking: U kunt vragen om de verwerking van uw gegevens te beperken.
Recht op bezwaar: U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens.
Recht op gegevensoverdraagbaarheid: U kunt vragen om een kopie van uw gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat.
8. Hoe kunt u uw rechten uitoefenen?
U kunt uw rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via raphael@aigovernance.be. Bij verzoeken om inzage of verwijdering vragen wij om een kopie van uw identiteitsbewijs om uw identiteit te verifiëren. U kunt hierbij niet-noodzakelijke informatie, zoals uw rijksregisternummer, afschermen.
9. Klachten
Indien u niet tevreden bent over de manier waarop wij met uw gegevens omgaan, kunt u contact opnemen met de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit:
Adres: Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, België
E-mail: contact@apd-gba.be
Daarnaast heeft u het recht om juridische stappen te ondernemen als u meent dat uw rechten geschonden zijn.
10. Wijzigingen
Wij behouden ons het recht voor om deze Privacyverklaring aan te passen. Wijzigingen worden op onze website gepubliceerd en zijn van kracht vanaf de publicatiedatum.
Laatst bijgewerkt op: 1 november 2024
Terms and Conditions
Effective Date: 1 November 2024
These Terms and Conditions ("T&Cs") govern the services provided by R.AI BV through its representative, Raphaël Weuts. By engaging with our services, you agree to these terms.
1. Use of Chat
The chatbot available on the website is experimental and provided for general informational purposes only.
Users are prohibited from submitting harmful, illegal, or inappropriate content.
The chatbot should not be relied upon for professional or critical advice.
R.AI BV disclaims all liability arising from the use of the chatbot.
Users must respect their own as well as others' privacy when using the chatbot.
2. Scope of Services
R.AI BV offers services in AI Governance, including:
Talks, workshops, and seminars on AI regulation and governance.
AI co-creation projects for proof-of-concept development.
Consulting services in AI architecture and governance.
Specific deliverables and terms will be agreed upon in writing before the start of each engagement.
3. Pricing and Payment
Base Rate: €140 per hour (excluding VAT).
Additional Costs: Costs such as transportation, printing, administration, and accommodation will be billed separately.
Currency: Unless otherwise specified, all payments must be made in EUR.
Invoices: Payment is due within 14 days of the invoice date.
4. Data Collection and Processing
R.AI BV processes personal data in compliance with GDPR.
Legal Basis: GDPR Article 6(1)(b): Processing is necessary for the performance of a contract or to take steps at the request of the data subject prior to entering into a contract.
Personal data collected via the website or email inquiries will only be used for the stated purpose.
For further details, refer to the Privacy Policy.
5. Commercial Communications
Promotional offers, discounts, and events will be clearly identified. Participation terms will be provided separately for each promotion.
6. Intellectual Property
All materials provided during services, including presentations, workshop materials, and reports, remain the intellectual property of R.AI BV unless otherwise agreed in writing. Clients may not reproduce, distribute, or use these materials beyond the agreed purpose.
7. Identification and Communication
Service Provider: R.AI BV
VAT Number: BE0805853135
RPR ANTWERPEN, afd. TURHNHOUT
Address: Meerlaarstraat 69 bus 102, 2430 Laakdal, Belgium
Contact Email: raphael@aigovernance.be
Languages Available: Dutch (NL); English translations provided upon request.
For questions or concerns regarding these T&Cs, contact us at the aforementioned Email or address.
8. Payments and Billing
Communication regarding invoices and any resulting reminders will be conducted via the email address provided by the client and listed on the quotation or invoice.
If the payable amount is based on the number of hours worked, the client may request an overview of hours worked per week upon receiving the invoice.
Communication requested by the client will be included in the billed hours, except for the time spent providing the aforementioned overview.
If the invoice for the order is more than three calendar days overdue, administrative costs will be charged for reminders. These costs amount to 8% of the original total invoice amount, including VAT, per monthly reminder, with a minimum of €12.
If these administrative costs are not fully paid, monthly reminders will continue to incur additional administrative costs.
Administrative costs must be paid within 14 calendar days.
For services provided outside Belgium, VAT is reversed under Article 44 of Directive 2006/112/EC, with VAT shifted according to Article 196 of Directive 2006/112/EC.
9. Liability
R.AI BV is not liable for:
Errors resulting from misuse of its chatbot, services, or materials.
Indirect, incidental, or consequential damages arising from the use of services.
Liability is limited to the amount invoiced for the specific engagement. Clients are responsible for ensuring compliance with any legal or regulatory requirements arising from the implementation of advice or deliverables.
10. Governing Law and Dispute Resolution
Governing Law: These T&Cs are governed by Belgian law.
Alternative Dispute Resolution (ADR): In case of disputes, parties agree to first seek an amicable resolution. If unresolved, disputes may be referred to the Belgian Centre for Arbitration and Mediation (CEPANI) for mediation or arbitration. Legal proceedings may be initiated only if ADR fails to resolve the issue.
11. Amendments to Terms
R.AI BV reserves the right to update these T&Cs. Updates will be posted on the website and will be effective immediately unless otherwise specified. Clients will be notified of significant changes affecting ongoing agreements.
Privacy Statement
R.AI BV (hereinafter “R.AI,” “we,” or “us”) values the protection of your privacy and handles your personal data (hereinafter “your data”) with care. This privacy statement (“Privacy Statement”) explains how we process your data, why we do so, and your rights in this regard.
If you have any questions after reading this Privacy Statement, please feel free to contact us.
1. Who Are We?
R.AI BV is responsible for the processing of your data. This means we determine the purpose and means of the processing.
Contact Information:
Address: Meerlaarstraat 69 bus 102, 2430 Laakdal, Belgium
Email: raphael@aigovernance.be
2. What Data Do We Collect?
We may process different types of personal data depending on your relationship with R.AI. Below is an overview of potential data:
Visitors to Our Website
Electronic identification data, such as IP address and browser type.
Data about your use of the website, such as visited pages and navigation behavior.
(Potential) Clients and Business Partners
Identification and contact details, such as name, address, email address, phone number, and position.
Communication history, such as emails and messages via our contact forms.
Financial and administrative data, such as invoice details and payment information.
3. Why Do We Collect Your Data?
We process your data only for legitimate purposes, including:
Execution of an Agreement: For example, to provide our services, respond to your questions, and process invoices.
Legal Obligations: Such as compliance with tax and accounting regulations.
Legitimate Interests: Such as improving our services and sending relevant information to clients.
Consent: For specific actions, such as sending newsletters, for which you can opt-in.
4. How Long Do We Keep Your Data?
We do not retain your data longer than necessary for the purpose for which it was collected. Specific legal retention periods are always observed.
5. With Whom Do We Share Your Data?
Your data is shared only:
Within R.AI BV: Only with employees who need access.
With Processors: Such as IT service providers who work on our behalf. These parties are contractually obliged to protect your data.
With Third Parties: If legally required or necessary for the execution of our services.
6. How Do We Protect Your Data?
We take appropriate technical and organizational measures to secure your data against loss, theft, and unauthorized access. Examples include encryption, access control, and secure storage.
7. What Are Your Rights?
You have the following rights regarding your data:
Right of Access: You can request information about the data we process about you.
Right of Rectification: You can have incorrect or incomplete data corrected.
Right to Erasure: You can request that we delete your data.
Right to Restriction: You can request to limit the processing of your data.
Right to Object: You can object to the processing of your data.
Right to Data Portability: You can request a copy of your data in a structured, commonly used, and machine-readable format.
8. How Can You Exercise Your Rights?
You can exercise your rights by contacting us at raphael@aigovernance.be. For requests related to access or deletion, we may ask for a copy of your ID to verify your identity. You can redact non-essential information, such as your national ID number.
9. Complaints
If you are dissatisfied with how we handle your data, you can contact the Belgian Data Protection Authority:
Address: Drukpersstraat 35, 1000 Brussels, Belgium
Email: contact@apd-gba.be
You also have the right to take legal action if you believe your rights have been violated.
10. Changes
We reserve the right to amend this Privacy Statement. Changes will be published on our website and will take effect immediately upon publication.
Last updated on: 1 November 2024
Double-click here to add your own text.